เคล็ดลับการบริหารเวลาที่จะช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

ลองใช้เครื่องมือของเราเพื่อกำจัดปัญหา

เวลาเป็นทรัพยากรหลักของเรา ซึ่งทุกคนพยายามใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด โชคไม่ดีที่ไม่รู้ว่าจะจัดการเวลาของเราอย่างถูกต้องอย่างไรหรือยอมจำนนต่อการผัดวันประกันพรุ่ง เราสามารถทำให้ตัวเองตกอยู่ในสภาวะสิ้นหวังและสงสัยในตนเอง โชคดีที่มีเทคนิคและวิธีการบริหารจัดการเวลาที่สามารถช่วยให้คุณควบคุมเวลาและทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในขณะที่ใช้ทรัพยากรอันมีค่านี้น้อยลง มาสำรวจกันว่าเทคนิคการบริหารเวลาจะทำให้ชีวิตคุณดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพของทีมในการทำงานได้อย่างไร

ทำไมเราผัดวันประกันพรุ่ง?

ก่อนที่จะแนะนำระบบการบริหารเวลาและการเรียกร้องจิตตานุภาพเพื่อช่วยเหลือ จำเป็นต้องเข้าใจสาเหตุของการผัดวันประกันพรุ่ง มักสับสนกับความเกียจคร้าน ลักษณะเด่นของการผัดวันประกันพรุ่งคือความรู้สึกผิด คนเกียจคร้านทำด้วยความยินดี คนผัดวันประกันพรุ่งไม่ทำงานหรือผ่อนคลาย เขาทรมานตัวเองอย่างต่อเนื่องด้วยการวิจารณ์ตนเองและความคิดที่เสื่อมเสีย

การผัดวันประกันพรุ่งเป็นอะไรมากไปกว่าความปรารถนาอย่างต่อเนื่องที่จะละทิ้งสิ่งต่างๆ มีหลายทฤษฎีเกี่ยวกับสาเหตุของการผัดวันประกันพรุ่ง แต่โดยทั่วไปมีดังต่อไปนี้:

  • กลัวงานใหญ่
  • กลัวความล้มเหลว;
  • ขาดแรงจูงใจส่วนตัว

ทำไมเรามักจะหมดเวลาและผัดวันประกันพรุ่ง? คำตอบนั้นง่าย — เราไม่ทราบวิธีการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม ทั้งเวลา ร่างกาย และจิตใจ เพิ่มความกลัวและความไม่มั่นคงนี้และรับประกันความล้มเหลว การจัดการเวลาสามารถช่วยคุณแก้ปัญหาเหล่านี้ได้หากคุณเข้าถึงปัญหาโดยปราศจากความคลั่งไคล้และด้วยความตระหนักรู้

การบริหารเวลาในประวัติศาสตร์

การบริหารเวลาเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญของการดำรงอยู่อย่างประสบความสำเร็จขององค์กรใดๆ การบริหารเวลาหมายถึงเทคโนโลยีการจัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน คำถามเกี่ยวกับวิธีการจัดการเวลาของตัวเองมีมานานหลายศตวรรษ ในตอนต้นของยุคของเรา (ประมาณ 2,000 ปีที่แล้ว) เซเนกาปราชญ์ชาวโรมันแนะนำลูซิลิอุสในการจัดการเวลา Alberti นักวิชาการและนักเขียนชาวอิตาลีซึ่งอาศัยอยู่ในศตวรรษที่ 15 อ้างว่าคนที่รู้วิธีจัดการเวลาอย่างมีประโยชน์จะประสบความสำเร็จในทุกสาขาเสมอ การปฏิวัติอุตสาหกรรมมีอิทธิพลต่อการพัฒนาการบริหารเวลา การจัดการเวลาที่ไม่ดีเป็นสาเหตุทั่วไปที่ทำให้สตาร์ทอัพจำนวนมากล้มเหลว ดังนั้น หากคุณติดอยู่ในกระบวนการสร้างผลิตภัณฑ์หรือ MVP คุณสามารถใช้ บริการพัฒนา MVP ให้บริการโดยบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์ ผู้เชี่ยวชาญของพวกเขาจะแก้ไขปัญหาของคุณด้วยการบริหารเวลาและด้วยเหตุนี้ด้วยเงิน ความจำเป็นในการจัดการงานประสานกันของคนหลายร้อยคน ทำให้ต้องค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการจัดการเวลา ตั้งแต่นั้นมา เทคนิคการบริหารเวลาก็เริ่มขยายตัวอย่างรวดเร็ว ช่วยให้ผู้คนนับล้านมีประสิทธิผลมากขึ้นและที่สำคัญที่สุดคือมีความสุขมากขึ้น

การเลือกกลยุทธ์การบริหารเวลาที่เหมาะสมสำหรับคุณ

มนุษยชาติได้คิดค้นกลยุทธ์การบริหารเวลามากมายผ่านการลองผิดลองถูก นี่คือแผนปฏิบัติการของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เราเสนอตัวเลือกทั่วไปหกตัวเลือกให้คุณ เลือกสามคนและพยายามยึดหลักของพวกเขาเป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ คุณสามารถเปลี่ยนเป็นตัวเลือกอื่นได้หากเข้าใจว่าใช้ไม่ได้ผล

การวางแผนรายวัน

การวางแผนทำให้มีเวลามากขึ้น คุณควรวางแผนและคิดบนกระดาษเสมอ หากเป้าหมายไม่ปรากฏบนกระดาษ เป้าหมายนั้นไม่มีอยู่จริง รายการสิ่งที่ต้องทำคือแผนที่ประเภทหนึ่งที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย การทำงานกับรายการสิ่งที่ต้องทำในวันแรกช่วยเพิ่มผลผลิตได้ถึง 25% เตรียมรายการงานที่ต้องทำพรุ่งนี้ตอนเย็น เมื่อคุณมาทำงาน คุณจะรู้ว่าจะเริ่มต้นวันใหม่ที่ไหน หลังจากเสร็จสิ้นงานถัดไปในรายการ อย่าลืมขีดฆ่า สิ่งนี้จะทำให้คุณรู้สึกพึงพอใจกับงานของคุณ เพิ่มความกระตือรือร้น และเติมพลังให้กับคุณ วางแผนสำหรับวัน สัปดาห์ เดือน และแม้แต่ปี

จัดลำดับความสำคัญงาน

การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้คุณจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยมอบหมายงานแต่ละงานตามระดับความสำคัญที่แตกต่างกัน เมื่อคุณระบุงานที่สำคัญได้แล้ว ให้ประเมินผลที่ตามมาว่าเสร็จหรือไม่เสร็จ การมอบหมายที่สำคัญมีผลร้ายแรงหากไม่เสร็จตรงเวลา

ลืมเกี่ยวกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกันไปได้เลย

หลายคนคิดว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นของขวัญที่ช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จมากขึ้น อย่างไรก็ตาม จากการศึกษาพบว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง 40% ผู้ที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้ใช้เวลามากกับงานที่ได้รับมอบหมาย ไม่เจาะลึกหรือแก้ปัญหานั้น รวมถึงคนที่จดจ่อกับงานทีละอย่าง พวกเขาต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนจากกระบวนการหนึ่งไปอีกกระบวนการหนึ่งอย่างต่อเนื่อง พยายามจดจ่อกับสิ่งหนึ่งและอย่าทำสิ่งต่อไปจนกว่าคุณจะทำเสร็จ

ใช้แอพจัดการเวลา

ด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยีที่ทันสมัย ​​การติดตามเวลาของคุณจะง่ายขึ้น ซอฟต์แวร์ตรวจสอบและแอปพลิเคชันติดตามเวลาช่วยให้เราวิเคราะห์ว่าเราใช้เวลาที่ไหนและอย่างไร สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งในบริบทของการจัดการทีม ด้วยความช่วยเหลือของ การตรวจสอบพนักงาน ซอฟต์แวร์ ผู้จัดการสามารถติดตามประสิทธิภาพของแต่ละคนในทีมโดยวิเคราะห์เวลาว่าง เข้าสู่ระบบ/ออกจากระบบ ค้นหาสิ่งรบกวน (แอพ เว็บไซต์) และสร้างกระบวนการเพื่อให้ประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคนอยู่ในระดับสูงโดยไม่ต้องสร้าง สถานการณ์ตึงเครียดและสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ไม่สบายใจ

ค้นหาชั่วโมงทองของคุณ

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้คำนวณชั่วโมงทองของคุณ ในเวลานี้ ร่างกายตื่นตัว มีสมาธิสูงสุด และมีสมาธิกับงาน คุณสามารถกำหนดขอบเขตของเวลานี้ได้อย่างแม่นยำด้วยตัวคุณเองเท่านั้น สังเกตตัวเองในระหว่างสัปดาห์และจดข้อมูลเวลาที่ง่ายที่สุดสำหรับคุณในการทำงาน พยายามทำงานที่ยากที่สุดให้กับคุณในช่วงเวลานี้

แบ่งงานใหญ่เป็นงานเล็ก

จำได้ไหมว่าทำไมเราผัดวันประกันพรุ่ง? เพราะเรากลัวงานใหญ่ เมื่อเราแบ่งงานใหญ่เป็นส่วนๆ — งานย่อย — มันดูไม่ยิ่งใหญ่และน่ากลัวอีกต่อไป เป็นเรื่องง่ายและเป็นที่ต้องการมากขึ้นสำหรับเราที่จะทำให้สำเร็จ เราแค่ต้องทำทีละขั้นตอน ก้าวไปสู่เป้าหมาย และการก้าวข้ามเป้าหมายที่บรรลุผลสำเร็จต่อไป แม้ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ก็เป็นแรงบันดาลใจให้เราก้าวไปข้างหน้า

5 เทคนิคการบริหารเวลาที่เปลี่ยนชีวิตคุณได้

เมื่อคุณเลือกกลยุทธ์ได้แล้ว ก็ถึงเวลาเลือกเทคนิคการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพที่สุดเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย

Eisenhower Matrix

ประธานาธิบดีอเมริกัน ดไวท์ ไอเซนฮาวร์ เป็นผู้ริเริ่มโครงการนี้ เมทริกซ์มีสี่ส่วนสำหรับงาน: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ, เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ, สำคัญและไม่เร่งด่วน, และเร่งด่วนและสำคัญ แบ่งงานของคุณออกเป็นส่วนๆ และคุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณใช้เวลามากที่สุดและงานใดที่คุณควรให้ความสนใจมากขึ้น นี่เป็นวิธีที่ดีในการจัดลำดับความสำคัญ

กินกบ

ระบบการจัดการเวลากบเป็นสิ่งที่ไม่น่าพอใจที่สุดที่คุณต้องรับมือ และในสมัยโบราณ หากคุณกินกบในตอนเช้า วันนั้นจะไม่มีสิ่งใดยากขึ้นสำหรับคุณ และอารมณ์ของคุณจะดีมากเพราะไม่มีอะไรที่เลวร้ายไปกว่านี้อีกแล้ว ในทำนองเดียวกัน เราควรปฏิบัติต่อสิ่งที่ท้าทายและมีความรับผิดชอบมากที่สุดที่ทำให้เราวิตกกังวลมากที่สุด ทำก่อนโดยไม่ต้องถอด! แล้วคุณจะรู้สึกกระปรี้กระเปร่าและสามารถใช้เวลาที่เหลือของวันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เทคนิค Pomodoro

Francesco Cirillo ได้คิดค้นระบบนี้เพื่อให้ง่ายต่อการเตรียมตัวสำหรับการสอบ ช่วยให้ผู้ที่ฟุ้งซ่านได้ง่ายมีสมาธิ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการควบคุมเวลาที่คุณใช้ไปกับงานเฉพาะ

นี่คือวิธีการทำงานของ Pomodoro: คุณตั้งเวลาและตั้งเวลาไว้ 25 นาที หลังจากนั้นคุณมุ่งความสนใจไปที่งานของคุณ เมื่อครบ 25 นาที คุณพักห้านาทีแล้วทำซ้ำอีกครั้ง หลังจากสี่รอบ คุณจะพักใหญ่เป็นเวลาครึ่งชั่วโมง

แบทช์งาน

เทคนิคการรวมกลุ่มงานที่คล้ายกันจะช่วยให้คุณจัดตารางเวลาของคุณให้เป็นระเบียบและสำเร็จมากขึ้น พยายามจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันและทำเป็นชุด วิธีนี้จะทำให้คุณไม่สามารถเปลี่ยนและทำงานที่คล้ายคลึงกันทั้งหมดในคราวเดียวได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำและคิดถึงงานที่คุณสามารถรวมกันได้ คุณมีอีเมลด่วนหนึ่งฉบับที่จะตอบหรือไม่? ตอบพร้อมกันทั้งหมด คุณจำเป็นต้องซื้อซอสสำหรับเนื้อสัตว์ของคุณหรือไม่? เขียนรายการของชำที่คุณต้องซื้อในอีกไม่กี่วันข้างหน้า และทำทั้งหมดพร้อมกัน

ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

Getting Things Done เป็นระบบการผลิตที่คิดค้นโดยโค้ชธุรกิจ David Allen หลักการพื้นฐานมีดังนี้:

  1. บันทึกงานและแนวคิดทั้งหมดของคุณในที่เดียว เรียกว่ากล่องขาเข้า
  2. จัดเรียงเนื้อหาของกล่องจดหมายเป็นครั้งคราวโดยกำหนดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลา จัดเรียงบันทึกย่อในโฟลเดอร์ตามเนื้อหา เช่น งาน ช็อปปิ้ง งานอดิเรก บ้าน ฯลฯ
  3. ทำการแก้ไข — ทิ้งบันทึกที่ไม่จำเป็น ขีดฆ่างานที่เสร็จแล้ว ย้ายสื่อที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณไปยังที่เก็บถาวร
  4. เมื่อคุณวางแผนทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว เริ่มทำงาน งานที่สามารถทำได้ภายในไม่กี่นาทีควรทำทันที ผู้อื่นสามารถมอบหมายหรือใส่ในปฏิทิน

เคล็ดลับการบริหารเวลาที่ทำตามได้ง่ายซึ่งคุณสามารถเริ่มใช้งานได้วันนี้

  1. เขียนทุกอย่างลงไป — เหตุผลที่สำคัญและเจ็บปวดที่สุดสำหรับงานที่ไม่ได้ผลและกำหนดเวลาที่ไม่สมบูรณ์คือการที่เราลืมไป เขียนทุกอย่างลงไป: ตั้งแต่นัดตัดผมไปจนถึงการประชุมที่สำคัญ
  2. ไม่เพียงแต่วางแผนงานของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพักผ่อนของคุณด้วย - ทุกอย่างควรจะสอดคล้องกัน ให้รางวัลตัวเองสำหรับแต่ละงานที่เสร็จสิ้นโดยมีเวลาพักอย่างน้อย 2-5 นาที
  3. กำจัดสิ่งรบกวนสมาธิ — โซเชียลมีเดีย การโทรของเพื่อน รายการทีวีโปรด หรือเพื่อนร่วมงานที่ช่างพูดสามารถเบี่ยงเบนความสนใจได้มาก ระบุสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวและนักฆ่าเวลาของคุณและกำจัดมัน
  4. ตั้งการเตือนความจำและตัวจับเวลา — ผู้ช่วยเหล่านี้จะเตือนคุณทุกอย่างและช่วยให้คุณเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง และไม่ควรมองข้าม
  5. มอบหมายและขอความช่วยเหลือ — หากคุณติดอยู่กับงานและไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไรให้เสร็จ ให้ขอความช่วยเหลือ — ไม่ต้องเสียเวลาประดิษฐ์จักรยานหากเพื่อนร่วมงานของคุณรู้วิธีสร้างจักรยานอยู่แล้ว
  6. ทำให้กระบวนการวางแผนเป็นไปอย่างสนุกสนาน - ซื้อสมุดบันทึกดีๆ ปากกาสีโปรด สติ๊กเกอร์ หรือแอปมัลติฟังก์ชั่น การวางแผนจะหยุดน่าเบื่อและกลายเป็นเรื่องสนุก
  7. เปลี่ยนกลยุทธ์การบริหารเวลาของคุณหากไม่ได้ผลสำหรับคุณ อย่าละทิ้งการบริหารเวลาหากเทคนิคใดวิธีหนึ่งไม่ได้ผลสำหรับคุณ ลอง ทดลอง และคุณจะประสบความสำเร็จ!
  8. ให้รางวัลตัวเองสำหรับความสำเร็จ เช่น ช็อกโกแลต เดินเล่นในสวนสาธารณะ ดื่มกาแฟสักแก้ว หรือไปเที่ยวพักผ่อน ทำให้ตัวเองรู้สึกเหมือนเป็นวีรบุรุษ แม้ว่าคุณจะต้องเอาตัวรอดจากการประชุมที่ประหม่า
  9. ค้นหาหรือสร้างบรรยากาศการทำงานที่สมบูรณ์แบบของคุณ — ตั้งค่าพื้นที่ทำงานของคุณในแบบที่ทำให้คุณรู้สึกสบายและสะดวกในการทำงานที่นั่น ต้องการเทียน? วางไว้ข้างแล็ปท็อปของคุณ ทำทุกสิ่งที่ช่วยให้คุณเข้าสู่บรรยากาศการทำงาน

อย่างที่คุณเห็น คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนชีวิตของคุณอย่างรุนแรงและทำทุกอย่างตามกำหนดเวลา คุณสามารถเลือกเทคนิค กลยุทธ์ และเคล็ดลับการบริหารเวลาที่จะสะดวกสำหรับคุณมากที่สุด พยายามทำตามคำแนะนำอย่างน้อยสองสามข้อจากบทความของเรา ใช้เทคนิคสองสามอย่าง แล้วคุณจะเห็นผลลัพธ์ในวันเดียวกัน อย่าปล่อยให้การผัดวันประกันพรุ่งครอบงำและจงมีประสิทธิผล!